Sabtu, 07 Mei 2011

REFERENSI PERPUSTAKAAN


NAMA : FELLY
SEMESTER : IV
JURUSAN : PERPUSTAKAAN


PELAYANAN INFORMASI DALAM KAITANNYA DENGAN PUSTAKAWAN REFERENSI DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Abstrak
Pada abad 21 sekarang ini, merupakan era dimana pengetahuan dan informasi telah menjadi kekuatan   penggerak pembangunan kehidupan umat manusia.  Nilai pengetahuan (value of knowledge) telah berada pada tingkat dimana kesenjangan antara yang maju dan yang tertinggal berupa kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) itu sendiri.
Dalam semua jenis ilmu pengetahuan dan teknologi  informasi merupakan sarana penting dalam usaha pengembangannya.  Karena informasi telah bersifat lintas bidang, lintas bahasa dan Negara.  Tukar menukar informasi ilmu pengetahuan dan teknologi akan memberikan sumbangan yang besar dalam pembangunan Negara.  Juga informasi merupakan suatu komoditi yang penting  peranannya dalam pembangunan suatu Negara.  Sebagai pengelola informasi pustakawan pada umumnya dan pustakawan referensi pada khususnya ikut berperanan dalam penyebaran informasi, dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan.  Karena kehidupan masyarakat telah berubah secara signifikan dengan banjirnya informasi dan pengetahuan yang tersedia.  Dengan demikian pustakawan harus mampu memilih dan memilah informasi secara tepat dan cepat yang didukung ole ide-ide kreatif, pandangan yang luas dan kedalaman pemahaman akan informasi tersebut.
Kata kunci:  Pelayanan informasi, pustakawan referensi
PENDAHULUAN
Dalam semua jenis dan tingkat aktivitas ilmu pengetahuan, informasi merupakan sarana penting dalam usaha-usaha pengembangannya.  Pengelolaan informasi bertambah lama bertambah kompleks karena telah terjadi peledakan informasi.  Salah satu sebab kekompleksan pengelolaan informasi karena bertambah lama informasi  bersifat lintas bidang, lintas bahasa dan negara.  Sikap menuju ke self-sufficiency tidak mungkin lagi dan juga tidak dibenarkan.  Program pengembangan informasi harus ditangani secara terpadu.

Memang benar kalau dikatakan bahwa sama halnya dengan lingkungan hidup, dalam informasi juga  terdapat ekosistem, dimana tiap perubahan sikap atau perubahan pengelolaan komponen-komponennya selalu akan memberi timbal balik kepada unsur dalam system.  Unsur-unsur  tadi terdiri dari dari pencipta informasi (generators of information), pemakai informasi (users of information), pengelola informasi (processors of information).  Pencipta informasi lazimnya terdiri dari pembicara, penulis, ilmiawan, teknisi, mahasiswa, manajer, dan sebgainya.  Sedangkan  pemakai informasi lazimnya juga pada waktu yang sama termasuk golongan pencipta informasi.  Dan pengelola informasi ialah para pustakawan, dokumentalis, ahli informasi ahli arsip dan sebagainya (Pringgoadisurjo, 1995).


LAYANAN INFORMASI
Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi:
-          Ready Reference Questions
A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat dengan melalukan konsultasi atau menggunakan satu atau dua alat bantu.  Pada umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah   kejadian atau biografi  singkat seorang tokoh , dan lain-lain.  Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa diperoleh secara cepat di internet.  Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung, tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting.
-          Pertanyaan Penelitian (research questions)
Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran informasi terlebih dahulu.
-           Peminjaman antar Perpustakaan (interlibrary loan)
Pada perpustakaan di luar negeri, layanan ini bukan merupakan sesuatu yang baru.  Tapi pada perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia hal ini masih menjadi perdebatan.  Beberapa factor yang menyebabkan layanan ini sulit terwujud antara lain ketidak percayaan antar perpustakaan Perguruan Tinggi, cakupan bidang studi/kekuatan ilmu pada sebuah perpustakaan yang tidak jelas, perbedaan tingkat kemajuan yang tinggi, dan lain-lain.
-           Informasi dan Layanan Rujukan (information and referall service)
Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.  Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu yang dibutuhkan pengguna.  Dalam hal ini,  fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang dibutuhkan dari luar Perpustakaan dan mempertemukannya.
-           Kerjasama (cooperative reference service)
Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan kerjasama dengan perpustakaan/pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.  Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan lain yang bekerjasama.
-          Selective Dissemination of Information
Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang ilmu/minat masing-masing.  Pada  Perpustakaan Perguruan Tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi terbaru yang tersedia di Perpustakaan.  Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi yang sangat tepat.

-           Layanan Database (database searches)
Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam bentuk CD-ROM maupun online.  Layanan ini tercakup dalam layanan referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database, hierarki subyek, cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternative judul lain jika yang dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki.  Dan kemampuan tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.

INFORMASI DAN PEMAKAINYA
Pemakai informasi memerlukan komunikasi informasi.  Informasi tidak ada artinya bila tidak digunakan.  Para ilmuwan, ahli-ahli teknik, pekerja-pekerja dan manajer-manajer sangat memerlukan adanya komunikasi yang efektif untuk :
merangsang munculnya pemikiran dan tindakan oleh sebab pengaruh dari dan interaksi dengan pendapat, pengetahuan, pengalaman dan keberhasilan orang lain,
mengusahakan untuk tetap dan selalu mengetahui tentang apa yang sedang dikerjakan orang-orang lain sehingga dapat diikutinya di bidang pengetahuan tertentu, juga di bidang yang lebih luas atau di bidang teknologi,
mengurangi kemungkinan adanya duplikasi kegiatan yang tak perlu sehingga dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga,
memungkinkan tersedianya informasi  tentang latar belakang dan pengenalan kegiatan dari bidang-bidang yang kurang dikenal,
memungkinkan tersedianya informasi dan data khusus sehubungan dengan kegiatan yang sedang ditangani.
Dan ciri pertama yang perlu dicatat sehubungan dengan pemakai informasi adalah bahwa jumlah dari mereka yang seharusnya menggunakan informasi jauh lebih banyak dibanding  dengan mereka yang benar-benar menggunakannya.  Dengan demikian tahap pertama dalam penerapan kebijaksanaan informasi adalah menciptakan kesadaran (awareness) terhadap informasi.  Ini meliputi nilainya, sumber keterjangkauannya dan penghimpunannya.
Pada umumnya, sumber-sumber informasi yang dicari dan digunakan adalah sumber-sumber yang mudah terjangkau dan diketahui secara pribadi oleh pemakai.  Kerapkali tanpa memperhatikan mutu dari informasi yang dihasilkannya.  Informasi mungkin dicari untuk tujuan atau keperluan tertentu.  Boleh jadi pula dihimpun jauh-jauh  hari sebelum dipakai oleh karena pertimbangan bahwa suatu saat akan bermanfaat.  Penggunaaan suatu informasi akan menjadi maksimum bila dapat memenuhi atau sesuai dengan kebutuhan  yang sangat khas atau spesifik.
Faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perilaku penggunaan informasi adalah kebiasaan kerja dari orang yang membutuhkan informasi, tingkat pentingnya peranan informasi tersebut, sarana-sarana yang ada guna mendapatkan informasi, pengetahuan seseorang tentang sarana-sarana tersebut, anggapan seseorang tentang nilai dari sarana-sarana tersebut, dan perkiraan tentang kemungkinan keberhasilannya memperoleh informasi tadi.   Karena ada sekelompok pemakai informasi yang secara aktif mencari, menggunakan segala daya dan upaya untuk mendapatkan informasi yang sesuai.  Mereka inilah sesungguhnya orang-orang yang paling maju  dalam kegiatan ekonomi.  Bagi mereka hal yang utama adalah adanya sumber informasi yang dapat  dipercaya.  Faktor-faktor sehubungan dengan kenyamanan penggunaan sumber tersebut menjadi nomor dua. (Hartono, 1986).
Sedangkan menurut Pringgoadisurjo  (1995),  masyarakat pemakai informasi bidang ilmu-ilmu sosial sangat besar dibandingkan dengan bidang-bidang lain.  Tercakup sebagai pemakai ialah mereka yang bergerak dalam lingkungan perguruan tinggi  sebagai pengajar dan mahasiswa, politik, administrasi pemerintahan dan sebagainya.  Tapi penggolongan  diatas sudah kabur.  Informasi bidang ilmu-ilmu sosial bahkan diperlukan oleh ahli-ahli dalam bidang lain.  Umpamanya lingkungan hidup, kedokteran, industri dan sebagainya.  Dalam hidup sehari-haripun sewaktu-waktu dalam bidang apapun ia bergerak, akan memerlukan suatu informasi yang menyangkut ilmu-ilmu sosial


PROFIL PUSTAKAWAN REFERENSI
Siapa sebenarnya pustakawan referensi itu serta apa kualifikasinya?.  Suatu pertanyaan yang amat sulit dijawab, meskipun kehadirannya dalam setiap jenis perpustakaan merupakan suatu sine qua non.  Begitu banyak istilah yang dilontarkan oleh para pakar di bidang ilmu perpustakaan untuk yang namanya pustakawan referensi atau reference librarian ini, yaitu:
-  reference librarian,
-  subject specialist,
-  information officer dan
-  reader’s adviser
-  dan seterusnya.
Tenaga-tenaga yang ditempatkan dalam unit kerja/pelayanan referensi yang lazim disebut pustakawan referensi dibebani tugas-tugas:
membina dan mengembangkan koleksi buku-buku sumber informasi,
mengorganisasikan buku-buku sumber itu agar mudah dicari oleh pemakainya,
mengatur sarana dan  fasilitas di ruang  referensi/ ruang baca / ruang belajar,
mengantisipasi (melalui survey), mengurus, dan menjawab permintaaan informasi,
membina dan memelihara hubungan-hubungan dengan pusat-pusat informasi lainnya (lokal, daerah, nasional dan internasional),
mengajarkan bagaimana menggunakan perpustakaan secara efektif kepada kelompok-kelompok masyarakat pemakai jasa layanan perpustakaan/informa- si dan
mengevaluasi tingkat layanan referensi serta menyusun laporan secara periodik kepada pihak atasan.
Sudah tentu untuk dapat menjawab/ memenuhi permintaaan informasi yang beraneka ragam itu, pustakawan referensi haruslah memiliki kompetensi-kompetensi tertentu, di samping memiliki kepribadian yang komunikatif, ramah, kreatif/berinisiatif, dan mampu mandiri.  Karena puncak dari semua tugas di perpustakaan adalah penyebarluasan informasi kepada masyarakat yang dilayaninya.  Oleh karena itu, di mata para pengunjung perpustakaan, bagian yang terbesar dari tingkat keberhasilan dan justifikasi dari eksistensi perpustakaan banyak ditentukan oleh pustakawan referensi (Trimo, 1997).

LAYANAN INFORMASI DAN PUSTAKAWAN REFERENSI

Seperti kita ketahui pengelola informasi adalah para pustakawan, dokumentalis, ahli informasi, ahli arsip dan sebagainya.
Perkembangan teknologi informasi khususnya internet telah membawa perubahan pada profesi kepustakawanan.  Perkembangan tersebut membawa perubahan peran bagi pustakawan dari seorang yang menjaga informasi dan menggunakannya untuk kepentingan pengguna menjadi pemandu pengetahuan dan instruktur yang mengajarkan ilmu yang disebut melek informasi.  Perkembangan internet dan tersedianya informasi dalam jumlah yang sangat besar dan cepat, menjadikan pustakawan bertugas untuk mengajarkan cara berfikir kritis kepada pengguna perpustakaan (Anderson; Gesin  1997).
Pada era informasi dan digital seperti saat ini  pustakawan perguruan tinggi bukan lagi hanya seorang tenaga administrasi yang membantu mahasiswa mencari informasi di tempat yang dinamakan perpustakaan tetapi seseorang yang menyediakan kebutuhan informasi, dengan fasilitas layanan tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu.
Pustakawan sendiri yang bertugas sebagai pengelola informasi menjadi penghubung  antar pencipta informasi dengan pemakai informasi.  Perpaduan daripada sistem informasi berarti saling pengertian akan fungsi informasi, partisipasi penuh daripada unsur-unsur  yaitu: pencipta, pemakai dan pengelola informasi informasi dalam usaha-usaha supaya informasi selalu tersedia untuk dimanfaatkan.  Karena setiap pemakai informasi tentu akan mengidamkan informasi yang diperlukan dan akan diperlukan selalu dalam jangkauannya.  Khususnya ini berlaku bagi mereka yang bekerja dalam tekanan-tekanan perlu mengambil keputusan dengan cepat
Disini pustakawan referensi sebagai pengelola informasi harus mampu mendayagunakan informasi yang telah tersedia, sekalipun informasi tersebut tersimpan di tempat yang jauh dari peminat.   Pustakawan harus mampu  menggali sumber-sumber informasi tersebut dengan memilah sumber informasi yang memang betul-betul diperlukan oleh pemakai informasi.  Dengan demikian pustakawan  harus memiliki sumber-sumber pengetahuan   ( knowledge resources) yang  memadai yang didapat bisa melalui buku, training, kursus, dan semacamnya, karena ini merupakan sebagian contoh sumber ilmu pengetahuan.
Karena itu pengetahuan menjadi kekuatan (powerful).  Seperti  kita ketahui data dan informasi sangat penting.  Dalam buku yang ditulis pada tahun 1949  berjudul Mathematical Theory of Communication.  Dalam buku tersebut  ditulis informasi merupakan “hal yang mengurangi ketidakpastian”.  Bila demikian maka abad informasi yang dahsyat sekarang ini sebetulnya suatu ledakan non informasi.  Suatu ledakan data seperti apa yang dikatakan internetmania. kepada kita bahwa  internet merupakan lautan data yang belum disunting, tanpa suatu pretensi kelengkapan apapun juga .  Artinya, ia hanya sekedar “data”.  Karena ia hanya “record” sesuatu.  Misalnya, data penjualan, data transaksi, laporan tahunan dan lain-lain.
Akan halnya informasi, harus bermuara pada “pemahaman”.  Artinya, apa yang menjadi informasi bagi seseorang barangkali hanya merupakan data bagi orang lain.  Apabila sesuatu tidak masuk akal bagi seseorang, maka sesuatu tersebut bukanlah informasi.
Informasi akan menjadi  pengetahuan, bila ia dapat dipahami, diinterpretasi, dan diaplikasi.  Dalam “pengetahuan” terjadi proses internalisasi informasi yang menggabungkan faktor keyakinan, motivasi, dan komitmen.  Kita tak pernah “tahu” tentang “sesuatu”, sampai ia dapat dievaluasi, diterima oleh keyakinan dan nilai-nilai yang kita anut.  Dan pada sat inilah, pengetahuan menjadi “ kekuatan” (powerful).  Berbagi pengetahuan antar pustakawan merupakan hal yang penting karena:
Berbagai pengetahuan terdiri dari kumpulan data dan informasi, yang terekam, terdokumentasi rapi, bermanfaat untuk memahami bagaimana suatu keputusan/kebijakan diambil, sehingga kesalahan  serupa dapat dihindari
Menggugah keterlibatan pustakawan.  Strategi promosi pengembangan karir individu lebih terjaga, karena mereka distimulasi dengan bekal pengetahuan yang sama.
Meningkatkan pelayanan. Pelayanan terhadap pengguna  perpustakaan lebih konsisten
Menggali kecakapan berinovasi.  Melalui pengawasan terhadap pelayanan, kegagalan dan keinginan pengguna perpustakaan dapat terakomodasi bahkan terinovasi.
Meningkatan mutu layanan.  Dengan gagasan pustakawan dapat diawasi orisinalitasnya.  Pada akhirnya , keunggulan kompetitif ini akan meningkatkan mutu perpustakaan maupun pustakawan.
Agar tidak menjadi lautan data, diperlukan profiling.  Karena dapat kita bayangkan , seluruh informasi yang ada sejak perpustakaan berdiri, berjibun banyaknya.  Jika tidak diverifikasi, diklasifikasi sesuai kebutuhan pengguna akan terjadi keruwetan.  Kita dapat pula membayangkan, lalu lintas distribusi informasi menjadi sangat ruwet .  Pustakawan sebagai pengelola perpustakaan sekaligus pengelola informasi membutuhkan suatu sistem yang menjamin efektivitas dan kecepatan layanan.
Seperti telah diuraikan di muka tulisan ini layanan informasi ada beberapa jenis seperti: ready reference questions, research questions, selective dissemination of information, database searches dan lain-lain ,  pustakawan referensi harus mampu memberikan layanan ini seperti:

-  Ready reference questions yaitu pertanyaan yang dapat dijawab dengan cepat dengan menggunakan alat bantu manual maupun diperoleh di internet.

Internet  saat ini terus berkembang luas dan situs-situs web yang ada di dalamnya menyediakan apapun subyek informasi yang dicari.  Tentunya dalam pencarian tersebut , sebagian besar  menginginkan informasi terbaik yang bisa didapat.  Atau dengan kata lain, situs situs  terbaik dari kategori informasi yang dicari.  Disini kita  terkadang akan mendapatkan   informasi yang tidak relevan dengan subyek yang kita cari, karena kita dibombardir dengan ribuan hasil.  Disini pustakawan harus mampu dan tanggap dalam mengakses informasi yang paling sesuai dengan memisahkan informasi yang tidak relevan tadi.

Misalnya  dengan  mengunjungi “topofeverything.com”, kita bisa mendapatkan hasil yang cepat dan agak selektif.  Karena pengelolanya membuat situs ini  dengan tujuan membantu menyediakan informasi yang cepat, akurat dan valid, dengan memuat link-link ke top ten situs terbaik..(eBizz Asia, vol 3,  2004)

-  Begitu pula untuk layanan database (database searches), pustakawan harus mampu menjelaskan cara penggunaan database kepada pengguna, karena database itu sendiri adalah suatu kumpulan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga subuah program computer dapat secara cepat memilih sejumlah data yang diinginkan.  Dan database dapat pula dianggap sebagai sebuah electronic filling system.

Database diorganisasikan berdasarkan fields, records, dan files.  Sebuah field adalah informasi tunggal, record adalah kumpulan fields, dan file adalah kumpulan record.  Misalnya, sebuah buku telepon dapat dianalogikan sebagai sebuah file.  Isinya adalah record-record, yang masing-masing terdiri dari tiga field: nama, alamat, dan nomor telepon.  Konsep alternative dalam desain database dikenal sebagai Hypertex.  Di dalam sebuah Hypertex database, setiap obyek, apakah itu  sebuah teks, gambar, atau film, dapat dihubungkan  dengan setiap obyek lainnya.  Database hypertext berguna khususnya untuk mengelola informasi tersebar dalam jumlah besar, namun tidak dirancang untuk analisis secara numerikal.  Dan untuk mengakses informasi dari sebuah database, diperlukan sebuah sistem manajemen database (DBMS-Database management system) yang merupakan  sekumpulan program yang memungkinkan kita mengelola, dan memilih data dalam sebuah database. (Hannigan, 2002)

PENUTUP

Dari uraian sederhana di atas dapat ditarik kesimpulan  informasi,  ilmu  pengetahuan dan teknologi sangat penting bagi kehidupan di muka bumi ini, Karena dengan adanya informasi yang nantinya akan menjadi kekuatan, ilmu pengetahuan dan teknologi akan menjadi berkembang diman sebelumnya orang tidak tahu akan menjadi tahu, dari tidak dapat melakukan sesuatu lalu menjadi biasa dan mampu melakukan sesuatuuntuk berbagai keperluan kita di muka bumi ini.  Dan untuk kita ketahui bahwa dalam Alqur’an  Allah memberikan kepercayaan kepada hambaNya untuk mengelola isi alam sesuai kemampuan hambaNya.  Namun kepercayaan Khalik tersebut harus  didasari dengan ilmu pengetahuan.  Apalagi kita sekarang ini dihadapkan dengan kemajuan teknologi informasi yang sungguh dahsyat, sehingga mau tidak mau kita harus menghadapinya  dan untuk itu dituntut kemampuan guna mengikutinya.  Keterkaitan dengan perkembangan itu semua, maka kita semua, terutama sebagai pustakawan agar tidak tertindas dengan kemajuan teknologi informasi tersebut, kita harus membengun diri dan selalu berjuang untuk menimbah ilmu guna menambah pengetahuan kita agar kita lebih leluasa memberikan layanan kepada pengguna informasi di perpustakaan.  Karena  pustakawan  selaku pengelola informasi berkewajiban secara aktifr menyampaikan informasi kepada masyarakat pemakainya dengan memperhatikan kebutuhan mereka.



DAFTAR PUSTAKA

Anderson, Debbie and Gesin, Janet.  1997.  The Envolving Roles of Information Professionals in the Digital age, October 9, 2009.
www.educause.edu/ir/library/html/cnc9754/cnc9754.html
Hannigan, Tom, Christina Palendrano.  2002.  Database: Seberapa Handalkah Data Perusahaan Anda?.  eBizz Asia.  Edisi 01 hal. 40.
Harono, Bambang.  1986.  Sistem dan Pelayanan Informasi.  Jakarta:  Arga Kencana Abadi.
Sumardji, P.  1993.  Pelayanan Referensi di Perpustakaan.  Yogyakarta: Kanisius.
Topofeverything.com Serba Top Ten.  eBizz Asia, volume III No.21 Oktober 2004.
Trimo, Soejono.  1997.  Buku Panduan untuk Mata Kuliah Reference Work & Bibliography  Dengan Sistem Modular.  Jakarta:  Bumi Aksara
Pringgoadisurjo, Luwarsih.  1995.  Kerjasama Jaringan Perpustakaan dan Akses Informasi.   Jakarta:  Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah LIPI.
Wulandari, Dian.  2007.  Layanan Referensi di Era Informasi Menjalankan Fungsi Pendidik pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, August 20, 2009

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar